主动申请退学需要遵循以下步骤：

向学术主管申请

首先，学生需要向自己的学术主管（即指导教授）亲自提出退学的申请，一般需要提前一个月左右申请。

在申请时，学生需要提交一份退学申请书以及相关的材料，例如学生证、护照等。如果退学的原因是因为个人原因，一定要如实填写并说明原因。

申请书审核

申请书递交后，需要由学生事务处进行审核，并由该处代表学院发出批准书。因此学生需要及时与学生事务处进行联系，并按照学校规定的程序进行申请。审核通过后，学校将会通知学生。

缴纳退学手续费

学生退学时，需要按照学校的规定缴纳一定金额的退学手续费。退学手续费的数额因学校而异，但通常不少于1万日元。学生需要在规定时间内付清手续费，以免影响之后的其他手续办理。

处理学费及奖学金返还

学生需要将所有学费和奖学金返还给学校。对于奖学金来说，学生需要注意到返还的过程可能会较复杂。在退学之前，学生需要向学生事务处咨询，了解具体操作步骤。

注销在留资格

退学后，学校会报入管，退学后你出日本就要注销在留了。以后去日本旅游工作重新申请通常认为没有问题（但日后申请签证等材料需要的时候这段经历还是要写）。

办理离校手续

学生需交还学生证、宿舍钥匙、图书等，并办理离校手续。注意退费事项，退学可能涉及退费问题，具体退费金额和条件需根据学校规定和实际情况确定。

建议

提前规划：在申请退学前，务必提前了解并确认所有相关手续和费用，以免影响退学的顺利进行。

诚实说明原因：在申请退学申请书时，要如实说明退学原因，以便学校能够快速审核并通过申请。

咨询相关部门：在退学过程中，及时与学生事务处、财务处等相关部门沟通，确保所有手续能够顺利完成。

希望这些信息对你有所帮助。