当英国留学推荐人需要回信时，他们应当遵循以下步骤和注意事项来确保信件的专业性和有效性：

明确感谢

开始时，推荐人应当表达对申请人的感激之情，因为老师愿意帮助撰写推荐信是非常难得的。

确认推荐信的目的

推荐人需要确认推荐信的具体目的，比如是为了申请特定的学校或课程。如果申请人提到了申请多所学校，推荐人应当在信中提及这一点，并说明自己是如何了解每所学校的申请要求的。

个性化内容

推荐信应当包含具体的例子和详细的信息来支持申请人的申请。推荐人应当详细说明申请人的优点、成就和潜力，以及他们为什么认为申请人适合所申请的学校和专业。

保持正式和专业

推荐信的格式应当规范，使用正式的抬头纸和信封（如果可能的话）。如果这些不可行，推荐人应当附上名片并在推荐函上盖上学校章或公司章。

简洁明了

推荐信应当简洁明了，避免冗长和不必要的细节。推荐人应当直接阐述推荐意见，并提供支持性的证据和例子。

校对和修改

在发送推荐信之前，推荐人应当仔细校对信件，确保没有语法或拼写错误。如果可能的话，可以请第三方帮忙校对，以确保信件的准确性和专业性。

及时发送

推荐人应当尽早发送推荐信，以便学校有足够的时间来审阅和考虑申请人的材料。

保密性

推荐人应当确保申请人的个人信息和推荐信的内容不被泄露给未经授权的第三方。

通过遵循这些步骤和注意事项，推荐人可以撰写出一份有说服力且专业的推荐信，帮助申请人在英国留学申请中获得优势。