出国留学退课和退费的具体流程和规定可能因国家和学校而异，但大致可以分为以下几个步骤：

了解退费政策

阅读并理解你签署的申请政策中的退费条款。

向留学中心或学校咨询退款政策，了解限制和细节。

准备申请材料

准备必要的申请材料，如退学申请书、身份证明、缴费证明等。

提交申请

填写退学申请表，注明退学原因、时间等信息。

将申请表和相关证明材料提交给教务处或学生处进行审核。

审核与退费

学校审核通过后，办理退学证明、学籍异动等手续。

根据学校规定，退费可能包括全额退款或部分退款，具体退费金额和方式需根据学校政策和个人情况确定。

其他注意事项

如果是在开学前退课，通常可以全额退款，且对奖学金没有影响。

如果是在开课后退课，可能需要经过学术顾问的批准，并且成绩单上会显示“W”成绩，影响GPA。

如果因正当理由退课（如参军、家庭搬迁等），学校可能会按实际学习时间核退部分学费。

如果无正当理由退课，学校可能不予核退学费，学生需与校方协商解决。

建议

提前规划：在退课前，务必详细了解学校的退课政策和退费流程，以便及时准备和提交所需材料。

保留证据：在整个退课过程中，保留好所有相关的沟通记录和证明文件，以备不时之需。

及时沟通：与学校或留学中介保持沟通，确保退课和退费过程顺利进行。

希望这些信息对你有所帮助。如果有更多具体问题或需要进一步的帮助，建议直接联系所在学校的教务处或学生处。